Le mécanisme de soutien administratif (ASM) a été établi en 2013 et est organisé par le Conseil mondial du diamant au sein du processus de Kimberley. Le fonctionnement du mécanisme dépend de l'entière coopération avec le président du processus, les groupes de travail, les groupes de travail ad hoc, les pays participants et observateurs du processus ou tout autre organe du processus afin de bien réaliser ses fonctions.
La décision administrative sur le mécanisme de soutien administratif pour le processus de Kimberley (novembre 2011) répertorie quatre tâches pour le mécanisme.
Tâche : Gestion des connaissances et mémoire institutionnelle (sur le site Web et autres ; consultation publique ou consultation du processus uniquement) :
a. Collecte et tenue à jour de tous les documents finalisés du processus de Kimberley reflétant les décisions et les mesures prises par le président du processus, l'assemblée plénière, les groupes de travail ou les groupes de travail ad hoc. Ceci comprend la tenue à jour de l'identification et des coordonnées de tous les membres de tous les groupes de travail et groupes de travail ad hoc.
b. Collecte et tenue à jour de tous les procès-verbaux des réunions de tous les groupes de travail et groupes de travail ad hoc.
c. Collecte et tenue à jour de tous les rapports du processus de Kimberley, notamment les rapports annuels des participants, les rapports de visites d'examen et les missions.
d. Collecte et tenue à jour de la législation relative à la mise en œuvre de tous les participants, et d'un exemplaire des certificats du processus de Kimberley avec des signatures autorisées mises à jour.
e. Collecte et tenue à jour des données concernant le contact/point focal des participants pour les confirmations d'exportation/d'importation et tous les autres éléments du processus, notamment l'envoi de données statistiques pour le site Web dédié aux statistiques du processus de Kimberley.
Tâche : Communications
a. Mettre et tenir à jour le site Web du SCPK, notamment en archivant et en publiant les communiqués des réunions et autres communications au public de la part du président du processus de Kimberley.
b. Distribuer des avis du président du processus de Kimberley, d'autres informations pertinentes aux participants et observateurs concernant les réunions (par téléphone ou en personne).
c. Sous la direction claire du président du processus de Kimberley, et à son usage, préparer les communications au nom du président en réponse aux demandes d'informations des membres du public et des médias. Le mécanisme de soutien administratif ne servirait pas de porte-parole du processus, du président du processus ni de tout autre composant du processus de Kimberley.
d. Faciliter les communications entre les membres des groupes de travail et des groupes de travail ad hoc.
Tâche : Soutien logistique pour le président du processus de Kimberley, les présidents des groupes de travail et des comités ad hoc
a. Aider le président du processus de Kimberley à planifier les assemblées intersessions et plénières et autres réunions organisées pour accomplir le travail du SCPK.
b. Aide au président du groupe de travail chargé du suivi dans l'organisation de visites d'examen ou de missions et toute autre organisation logistique demandée par le président du groupe de travail chargé du suivi. c. Encourager la finalisation et la soumission des rapports annuels, des rapports de visites d'examen, de rapports de missions d'examen ou tout autre rapport demandé ou rapport écrit sur les activités d'un organe de travail du SCPK.
d. Suivi de la mise en œuvre des mesures décidées, des décisions ou de toute autre entreprise d'un organe de travail du SCPK ou du président du processus de Kimberley.
Tâche : Demandes d'aide technique et professionnelle
a. Réception et analyse des demandes de formation, de données, d'assistance ou de support technique, de recherche.
b. Renvoi de ces demandes aux organes du processus de Kimberley appropriés pour obtenir une réponse ou pour la prestation de cette recherche ou de ce support technique.
c. Suivi de ces renvois, avec les résultats fournis et publiés, le cas échéant.